LibreOffice Calc VLOOKUP関数の使い方

LibreOffice

 

皆さん こんにちは!

今回の記事は『LibreOffice Calc で関数のVLOOKUPを利用する場合の条件式等の使い方』についての内容になります。

特定のセルに番号を入力すると、対応するセルに自動的に住所等が表示されるようにする場合に使うのがVLOOKUP関数となるため、この使い方をマスターしておきたいところです。

使い方さえ理解しておけば、応用も自由自在になるため、ビジネス用途にも役立ちます。

参考になるか?分かりませんが最後まで読んで頂けると幸いです。

 

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LibreOffice Calc VLOOKUP関数の用途

MicroSoft Excel でもVLOOKUP関数を利用する機会は意外と多いですが、LibreOffice Calcでもこの関数を利用する事が出来ます。

VLOOKUP関数のメリット

VLOOKUPを使うメリットは何が有るのか?と言うと、作業の効率化に繋がる可能性が高い事に尽きるのではないでしょうか?

とはいえ、条件式を設定する作業は苦痛ではないですけど、大変になる場合もあります。コピー&ペーストを上手く活用して条件式をセットすると効率性も高まります。

でも、それは上手く条件式がセット出来ればの話になるため、初めてVLOOKUP関数を使うといった場合ではエラー表示になってしまう事もあります。

 

VLOOKUP関数の範囲指定

VLOOKUPの条件式では範囲指定も行う事になりますが、この場合では他のシートを参照する場合もあります。この場合ではどうやって指定しているのでしょうか?

基本的にシートを参照する場合では「=Sheet2.A1」のように入力する事になりますが、これでは分かりづらい場合もあります。

もっと簡単簡潔に範囲指定できると使いやすくなります。セルに名前を付けてしまえば、条件式の範囲指定も悩む事がありません。

この関数を使う場合では基本操作もマスターしておいた方が使いやすいと思います。

 

関数ウィザード

初めて関数を使う場合では、どのように条件式を入力すれば良いのか?分からないため、関数ウィザードを利用した方が良いと思います。

慣れてしまえば、関数ウィザードは必要ないため、数式バーに条件式を直接入力した方が効率的です。

 

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LibreOffice CalcでVLOOKUP関数を使う場合

関数のVLOOKUPを利用する前に準備する必要があるのは、肝心要である参照できるデータの有無になります。これがないと始まらないです。

VLOOKUP関数を使う前の準備

既に用意できているのであれば、LibreOffice Calc に読み込んでしまえば良いのですが、まだ用意していない場合はデータ作りを行う必要があります。

 

① データが有る場合
Calc ファイルを開くでデータを読み込みます。この場合はMicroSoft Officeファイルの場合は、LibreOfficeのバージョンが7.0以上であれば、互換性があるため、特に何も問題ありません。

但し、テキストファイル(CSV形式)の場合は、ファイルを開くを選択すると、データをインポートする必要があります。

 

② データが無い場合
参照するデータが無い場合ではVLOOKUP関数の使い方の勉強が出来ないため、簡単な住所録などを作成して下さい。

使い方の勉強なので、簡単なデータで何ら問題ありません。

 

例題「郵便番号を入力すると住所を表示」

郵便番号を入力すると自動的に都道府県・市区町村・地区名が表示されるようにしたい場合は、日本郵便のHPから郵便番号データをダウンロードする必要があります。

郵便番号データダウンロードのページには色々なデータのダウンロードが出来るため、どれを選択すれば良いのか?悩んでしまいます。

ここでダウンロードするデータは、住所の郵便番号(CSV形式)の中にある「読み仮名データの促音・拗音を小書きで表記するもの」が良いと思います。

必要に感じる各都道府県の郵便番号をダウンロードします。どれにしたら良いのか?ここでは、全国一括を選択してダウンロード。(ken_allという圧縮ファイル)

 

データをインポート

① 圧縮ファイルを解凍
ken_allという圧縮ファイルが格納されているフォルダを開いて、「すべて展開

 

② LibreOffice Calcで開く
すべて展開すると、ken_allというフォルダが作成されて、その中にken_all.csvがあります。

 

③ インポート
「ファイルを開く」をクリックして、KEN_ALL.csvを開く

 

④ ワークシートに郵便番号データが取り込まれる

 

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LibreOffice CalcでVLOOKUPの使い方

「郵便番号を入力すると住所を表示」という例題を用いて、実際にVLOOKUP関数を利用して表示させたいと思います。

セルに名前を付ける

郵便番号データをインポートしたら、次に行う事はセルに名前を付ける作業になります。ここで言うセルは範囲指定を指します。

郵便番号データは膨大なので、一番上から一番下まで範囲選択するのは大変なので、セルに名前を付けた方が効率的です。

shift + ctrl を押しながら、カーソルの を同時に押すと、一番下まで範囲選択する事が出来ます。

この状態で名前ボックスの中にある「名前の管理」を開いて、「名前の定義」を行います。 ここでは辞書という名称で名前を付けます。

 

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どのように表示させるのか?を決める

① シートを追加
郵便番号データが表示されているシートの隣に新しくシートを追加します。

 

② 表示位置

【例えば、下記のようにしたい場合】
A2 : 郵便番号 を 入力
B2 : 都道府県 を 表示
C2 : 市区町村 を 表示
D2 : 地区名  を 表示

 

VLOOKUP関数の条件式

結論から先に書くと、セルB2の条件式は「=VLOOKUP(A2,辞書,5,0)」となります。

セルC2の場合は、「=VLOOKUP(A2,辞書,6,0)」となります。コピー&ペーストを行って修正するのが簡単です。

 

VLOOKUP条件式の解説

① A2
郵便番号を入力するセルがA2

② 辞書
郵便番号辞書シートを範囲指定を行って「名前の定義」で辞書と命名

③ 5
郵便番号辞書シートの5列目が「都道府県

④ 0
郵便番号は昇順に並んでいないので「0」(FALS)を指定

 

 

LibreOffice CalcでVLOOKUP(応用)

セルA2に郵便番号を入力すると、B2・C2・D2 にVLOOKUP関数を設定しておけば自動的に都道府県などのデータが表示されますが、郵便番号が入力されていない場合はエラーが表示されてしまいます。

エラーにならないようにする場合

=VLOOKUP(A2,辞書,6,0)」の場合だと、A3以降のセルに郵便番号が入力されていないとVLOOKUP関数の条件式が入力されているセルにエラーが表示されてしまいます。

これでは他の第三者が見た時に良くない印象を持たれてしまうため、何も入力されていない場合は空欄を表示させておく必要があります。又は 調べて入力する の2択になります。

基本的にはドチラでも構わないのですが、入力されていない場合は、とりあえず空欄にしておいて、暇な時に郵便番号を調べて入力していく方法が無難だと思います。

 

IF関数の条件式の中にVLOOKUP

セルC2が空欄の場合は対応のセルに空白を表示し、セルC2に郵便番号が入力されている場合は、対応するセルに都道府県・市区町村・地区名を表示する。

上記のように表示させる場合は、IF関数を使います。

数式バーに入力する条件式は「IF(C2=””,””,VLOOKUP(C2,辞書,5,0))」となります。

 

第三者が見る可能性も考慮

完全に自分だけしか使わないという場合であれば、VLOOKUP(C2,辞書,5,0)で何ら問題ありませんが、他の第三者も見る可能性がある場合はエラー表示は良くないです。

特に住所データが表示されている場合は印刷する可能性も有るため、印刷した場合の事も考慮する必要があります。

 

 

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