LibreOffice Calc 郵便番号辞書の利用方法(住所録)

LibreOffice

 

皆さん こんにちは!

今回の記事は『LibreOffice Calc で郵便番号辞書を利用したい場合の操作方法(使い方)』についての内容になります。

表計算のCalcで住所録や顧客管理リストを作成する場合では、郵便番号を入力すると、自動的に都道府県や市区町村、町名などを表示できると作業の効率化に繋がります。

この場合ではVLOOKUP関数を使えば良いのですが、肝心要の郵便番号辞書はどうやって呼び出すのか?理解しておく必要があります。

参考になるか?分かりませんが最後まで読んで頂けると幸いです。

 

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LibreOffice Calc で郵便番号辞書を扱う場合

住所録などを作りたいと思った時に郵便番号を入力すると自動的に都道府県・市区町村・地区名が表示できれば作業も捗ります。このようにするにはどうやれば良いのでしょうか?

LibreOffice Calc を開いても利用できない

通常の場合で、郵便番号を入力しても自動的に対応する住所は表示されません。対応するデータを表示するにはVLOOKUP関数が必要になります。

その前に、肝心要の対応するデータが有るのか?というのも重要になります。参照するデータが無かればVLOOKUP関数を使っても自動的に住所データをセルに表示させる事が出来ません。

では、どのようにすれば郵便番号を入力して、やりたい事が達成できるのでしょうか?

その答えは、郵便番号データのダウンロードになります。

 

面倒でも1回は自分で行ってみるのが最適

郵便番号を入力して対応のセルに自動的に表示させるのであれば、郵便番号データをLibreOffice Calc に取り込んだ上で、VLOOKUP関数を使えば良いのである。

言うのは簡単ですが、実際に行う場合では、面倒に感じると思います。1回でも実際に行ってしまえば、やり方を把握できるため、そんなに苦痛に感じる事は無くなります。

最初の1回だけは面倒でも実際に試してみるのが最適です。例え失敗しても失敗は成功のもとになるため、それだけでも経験として蓄積されるので自分の為になるため、学習にも繋がるからです。

 

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日本郵便HPから郵便番号辞書をダウンロード

LibreOffice Calc で郵便番号辞書を利用する場合は、先ず日本郵便のホームページにアクセスして郵便番号データのダウンロードを行う必要があります。

 

郵便番号データダウンロード

① 日本郵便のHP
日本郵便トップ ➔ 郵便番号検索 ➔ 郵便番号データダウンロード

 

② URL入力
https://www.post.japanpost.jp/zipcode/download.html

URLを直接入力する場合では、上記のURLを入力して、郵便番号データダウンロードのページにアクセスします。定期的に取り込むのであれば、ブックマークしておいた方が良いと思います。

 

住所の郵便番号(CSV形式)

郵便番号データダウンロードのページには色々なデータのダウンロードが出来るため、どれを選択すれば良いのか?悩んでしまいます。

ここでダウンロードするデータは、住所の郵便番号(CSV形式)の中にある「読み仮名データの促音・拗音を小書きで表記するもの」が良いと思います。

 

読み仮名データの促音・拗音を小書きで表記するもの

実際のどの都道府県データをダウンロードするのか?を選択します。ここは自分が必要に感じている都道府県データで良いと思います。

その都度、ダウンロードするのが面倒であれば、都道府県一覧の最後に表示されている「全国一括」をダウンロードするのが良いです。

但し、全国一括の場合は、丸ごと全部含まれているため、ファイル容量は大きいです。

 

LibreOffice Calcに郵便番号データを取り込む方法

日本郵便のホームページから郵便番号データをダウンロードする事が出来たら、LibreOffice Calcにデータを取り込みます。

圧縮ファイル

ダウンロードしたファイルが有るフォルダを開きます。

ダウンロードした郵便番号データは圧縮されているので、マウスを右クリックして「すべて展開」をクリックします。

そうすると、ken_allという名称のフォルダが表示されます。この中に「KEN_ALL.csv」があります。

 

LibreOffice Calc ファイルを開く

次に、LibreOffice Calcを起動して、ごく普通に「ファイルを開く」をマウスでクリックします。

KEN_ALL.csv が保管されている場所を開いて、「KEN_ALL.csv」を選択して開きます。

「テキストのインポート – KEN_ALL.csv」というダイアログが表示されます。

 

テキストのインポート – KEN_ALL.csv

① 区切りのオプション
区切りのオプションで、コンマにチェックを入れて、それ以外は全てチェックを外します。

※ CSV形式はカンマ区切り

 

② 他のオプション
何もチェックを入れません。

 

 

LibreOffice Calcに郵便番号データのインポート方法

「テキストのインポート – KEN_ALL.csv」ダイアログの下半分にあるのがフィールドの設定になります。このまま何も指定しないまま、インポートしてしまうと後で困る展開になります。

インポート作業「非表示の設定」

インポートに関係ないフィールドは非表示に設定します。

郵便番号データで必要になるのは「郵便番号、都道府県、市区町村、町名」になる場合が多いため、他のフィールドは非表示に設定します。

 

【非表示にする場合】
必要に感じない列をクリックすると、列の種類に「標準」が表示されます。ここはコンボボックスになっているため、クリックして非表示を選択します。

 

実際にインポートする郵便番号データ

筆者の場合は、ダウンロードした郵便番号データで必要と感じているのは、「郵便番号、都道府県、市区町村、町名」になります。

基本的には、これ以外の部分は非表示にしてOKをクリックしてインポートします。

 

インポート後に行う事

① シート名称を変更
LibreOffice Calcに郵便番号データをインポートすればOKという訳では有りません。シート名を変更して、分かりやすい名称にします。

筆者の場合は「郵便番号辞書」という名称にしています。

 

② セルの名義を設定
VLOOKUP関数を使って郵便番号辞書を参照して呼び出す場合では、条件式の入力が必要になりますが、この場合に名前の管理で「名前の定義」を設定しておくと便利です。

 

 

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