LibreOffice Calc 入力規則の使い方(ドロップダウンリスト)

LibreOffice

 

皆さん こんにちは!

今回の記事は『LibreOffice Calc CSV形式のテキストファイルのインポート方法』についての内容になります。

LibreOffice CalcではMicroSoft Excelファイルを取り込む事が出来ますが、この場合は特に何の問題もなく読み込む事が出来ます。

でも、カンマ区切りのCSV形式のファイルの場合では、Excelファイルの感覚でインポート出来ないため、ハードルが高そうに感じます。

慣れてしまえば簡単なので、このインポート方法について紹介したいと思います。参考になるか?分かりませんが最後まで読んで頂けると幸いです。

 

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LibreOffice Calc 入力規則について

セルに入力する場合ではキーボードから入力する事になりますが、ドロップダウンリストで選択入力する事も出来ます。この場合に入力規則で簡単に設定する事ができます。

ドロップダウンリストによる選択入力

入力規則を利用して選択入力できるようになると、作業の効率化に繋がる場合があります。というのも、入力の場合では、タイピングミスも発生するため、確認作業も必要になります。

ドロップダウンリストからの選択入力の場合では、予め設定されている入力項目を選択するだけなのでタイピングミスは無くなります。

でも、リストの中から選択ミスを行う場合もあるため、必ずしも作業の効率化に繋がるという訳ではありません。

必要に応じて利用するのが最適です。

 

入力規則はIF関数と連携できる

入力規則は選択入力できるメリットがありますが、これだけではそんなに魅力的に感じないと思います。

入力規則を利用する場合では、IF関数との組み合わせが最適に感じます。ドロップダウンリストによる選択入力が行えるので、条件分岐も可能になります。

例えば、ドロップダウンリストで選択した項目が「表計算」の時はCalcを表示させるといった事も容易に行なえます。

条件分岐させたい項目がある場合に役立つ便利な機能の1つになるため、覚えておいて損は無いと思います。

 

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LibreOffice Calc 入力規則の使い方

表計算のCalcでドロップダウンリストを利用したいと思った場合は入力規則を使うのが便利です。入力規則を利用したくても使い方が分からないと活用できないため、マスターしておいた方が無難です。

入力規則の設定方法(使い方)

① データの入力規則を開く

 

② データの入力規則
データの入力規則を開くと、データの入力規則・ダイアログが表示されます。ここでは、入力値の種類を選択します。

全部で9項目あるのですが、ここで選択するのは「リスト」になります。

 

③ 入力項目
入力値の種類でリストを選択すると、入力項目が表示されます。ここで、ドロップダウンリストに表示させたい項目を入力します。

 

入力値の種類を選択

入力規則のダイアログで一番上に表示されている「入力値の種類」でリストを選択すると、入力項目を入力できるようになります。

入力規則はドロップダウンリストになるため、入力項目に入力した内容をドロップダウンで選択できるように設定します。

項目を入力したら、改行を行って次の項目を入力していく事になります。

連続して入力してしまうとドロップダウンリストに表示させて選択する事は出来ますが、見た目が悪くなります。

実際のセル幅に合わせた文字数が望ましいです。

 

メッセージの表示について

入力時にメッセージも表示させる事が出来ますが、ハッキリ言って、邪魔に感じる場合の方が多いため、入力時に関しては何も表示させない方が最適だと考えます。

メッセージに関して言えば、エラーメッセージに限定して設定しておくのが賢明の選択です。

但し、操作に慣れて来ると、メッセージ表示が煩わしく感じる場合もあるため、自分だけしか入力しない事が既に分かっている場合はメッセージ処理は設定しなくても良いです。

 

LibreOffice Calc 入力規則のエラー処理

ドロップダウンリストを選択するパターンで入力が行える入力規則ですが、エラーメッセージを表示できるようにしておいた方が良い場合もあります。

エラー処理も設定する必要あり

エラー処理は必要なんだろうか?と思うかも知れませんが、利用するのは自分だけとは限らないため、他の第三者が使った場合の事も考慮しないといけません。

このLibreOffice Calcは自分しか使わないと断言できるのであれば、別にエラー処理を設定しなくても良いですけどね。

それにエラーメッセージを表示させると鬱陶しい感じになるため、必ずしも最適という訳では無いのも実情になります。

必要に応じて臨機応変に対応するのが良いかも知れません。

 

入力時のエラーメッセージを表示

入力規則はドロップダウンリストで選択入力になりますが、それなのにセルに入力しようとする場合もあります。

この場合に「リストから選択入力してください」等のメッセージを表示させる事が出来れば、このセルは選択リストなんだな!というのが入力者に伝える事が出来ます。

本来ならは、事前に入力者に操作方法などは伝えておくのが基本ですが、それでも分からない場合もあるため、このようなエラーメッセージも表示できるようにしておくパターンになります。

そのため、自分だけしか使わないと断言できる場合は、メッセージが出て来ると鬱陶しいのでエラー処理はしなくても良いと思います。

 

エラーメッセージを表示する方法

入力規則のダイアログを開くと、「条件、入力時メッセージ、エラーメッセージ」の3つのタブが表示されます。

エラーメッセージのタブを開き、「タイトル」と「エラーメッセージの本文」を入力してOKをクリックすれば良いです。

 

 

LibreOffice Calc 入力規則の活用

入力規則を設定するとドロップダウンリストによる選択入力が行えるようになりますが、これを実際に活用するには関数との連携が最適になります。

仕事や生活で活用するのが最適

① 仕事
実際に入力規則を使う用途として、仕事での活用が挙げられます。仕事ではタイピングミスも発生するため、このようなミスを可能な限り、排除したいものです。

そうなると、選択方式による入力が出来ると助かりますが、あまり多すぎても入力操作が煩わしく感じるため、実際の操作にも配慮した使い方が望ましいです。

 

② 家計簿
LibreOffice Calc で家計簿を行っている場合では、費目単位をドロップダウンリストで選択できるようにしておくと便利です。

 

入力規則はIF関数で条件分岐に使える

入力規則を活用するのであれば、IF関数との連携が最適だと思います。IF関数は条件分岐させるための関数になるため、条件分岐できるようにしておくと作業の効率化に繋がる場合があります。

 

【例えば】
ドロップダウンリストに「A、B」と表示されていると仮定して、Aが選択されたら◯◯を表示、Bが選択されたら◻◻を表示といった事を行いたい場合に使えます。

この場合の条件式は、「=IF(セル名=”A”,”◯◯”,”◻◻”)」となります。

※ セル名にはA1などのセルを入力します。

 

 

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